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山東三業(yè)電子科技有限公司是清華同方電腦在山東省的核心分銷(xiāo)商,也是中國百強IT分銷(xiāo)商,從3000元起步到年營(yíng)業(yè)額超2億元,從一個(gè)只有5名員工的門(mén)店到擁有5家分公司十幾年來(lái)穩健發(fā)展的歷程,恰恰是中小企業(yè)受益于信息化管理的有力例證。以下是中國計算機報對三業(yè)電子采訪(fǎng)報道,歡迎分享三業(yè)電子上線(xiàn)快普M6整合管理平臺系統上線(xiàn)經(jīng)驗。
“企業(yè)能走到今天,信息化管理的作用非常大?!鄙綎|三業(yè)董事長(cháng)楊麗直言,從起步階段山東三業(yè)就非常重視信息化管理,公司內部使用的“單、賬、表”全部是企業(yè)自己設計,“產(chǎn)品、客戶(hù)、模式、部門(mén)”等信息要素全部有規范編碼,以保證企業(yè)有效實(shí)施信息化管理。
楊麗是信息化管理專(zhuān)業(yè)科班出身,她對信息化管理的重視程度超過(guò)看很多同行?!按蠹叶颊勑畔⒒?,但往往企業(yè)的管理者不是信息化專(zhuān)業(yè)出身,對信息化管理可能未必有‘極度需要’的感受。站在我的角度看,我的確非常需要通過(guò)信息化管理手段去管理公司,因為中間不可控的環(huán)節會(huì )隨之變少,業(yè)務(wù)也不會(huì )過(guò)度依賴(lài)人,這是企業(yè)健康發(fā)展的必由之路?!?nbsp;
從成立至今,信息化管理一直伴隨著(zhù)山東三業(yè)的成長(cháng)。也正是由于信息化管理手段的引入,在山東三業(yè)工作了11年以上的老員工的數量接近30%。在人員流動(dòng)已成常態(tài)的IT行業(yè),這幾乎是個(gè)“奇跡”。楊麗說(shuō):“大家沒(méi)有走,正是因為我們一直在用信息化管理保證賬務(wù)平臺的公平、公正、公開(kāi),賬目清晰、矛盾就少,才能有共同的目標,這也是我們留得住老員工的原因”。
在發(fā)展的過(guò)程中,山東三業(yè)用過(guò)的信息化管理軟件不下10種,財務(wù)、進(jìn)銷(xiāo)存、人事管理、日常辦公以及自己開(kāi)發(fā)的各種小軟件、上游廠(chǎng)商的SAP接口等,不同系統各自為政。雖然表面上看企業(yè)的管理完全在依賴(lài)信息化手段,但事實(shí)上分裂在各個(gè)軟件中的信息化管理根本無(wú)法實(shí)現統一的管理,財務(wù)不得不為此進(jìn)行重復對賬的工作。隨著(zhù)電子商務(wù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和成熟,我們還希望下單、審批都能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、手機完成?!睏铥惛嬖V記者,原有的分割式系統對山東三業(yè)的發(fā)展已經(jīng)形成了一定的阻礙,而隨著(zhù)業(yè)務(wù)模式的變化,企業(yè)本身對信息化管理方式的要求也在提高,企業(yè)要進(jìn)行二次騰飛、轉型升級,必須更換信息化系統。對山東三業(yè)而言,這個(gè)過(guò)程卻不容易。
最謹慎的考察
在山東三業(yè),信息化管理深入人心,頗受員工認可。但也正是因為這個(gè)原因,想要換個(gè)管理平臺,在山東三業(yè)也絕不是小事?!坝昧似渌到y十幾年,突然說(shuō)換,我一怕員工覺(jué)得不公正,二怕大家不習慣,反而給業(yè)務(wù)帶來(lái)麻煩?!睏铥惿钪?,更換信息化系統不僅僅要考慮購置成本,更重要的是要考慮使用成本。
楊麗的態(tài)度很謹慎。和很多企業(yè)的管理者不同,楊麗對選擇管理平臺這件事幾乎是親力親為,甚至計劃用兩、三個(gè)月的時(shí)間認真考察各種主流管理平臺。她先是對一些在用軟件進(jìn)行了研究,對企業(yè)下一步的信息化系統提出了前臺電子商務(wù)、后臺ERP的整合理念。帶著(zhù)這個(gè)理念,她和團隊一起考察了多家軟件廠(chǎng)商,雖然這個(gè)理念被多家軟件廠(chǎng)商看好,但各軟件商均認為這種理念在二三年后才會(huì )得到普及,現在還是一個(gè)概念化的東西。對大型的ERP軟件,她也做了考察,但普遍感覺(jué)架構、功能、流程都不適合山東三業(yè)。恰在此時(shí),總部運營(yíng)部向她介紹了一家公司——廈門(mén)快普。在聽(tīng)說(shuō)其是專(zhuān)為IT行業(yè)做信息化管理平臺的軟件廠(chǎng)商后,她決定接觸一下。結果,和快普初次溝通的方式一下吸引了她。
和其他軟件公司不同,快普與她的初次“見(jiàn)面”,是通過(guò)視頻會(huì )議系統。讓楊麗感覺(jué)特別的是,僅憑視頻會(huì )議系統,快普就完成了軟件的推介、演示?!斑@家公司給我的第一印象是很務(wù)實(shí)。信息化的價(jià)值在于‘節約成本、提高效率’,從他們的溝通方式上可以看得出來(lái),他們對此有深刻的理解。他們自己能以身作則,對信息化管理一定也有獨到的理解?!?nbsp;
但畢竟,廈門(mén)快普并不是一家業(yè)界知名度很高的公司,楊總認為實(shí)地考察一下這家企業(yè)還是有必要的。當她帶著(zhù)公司的管理團隊飛到廈門(mén)后,她再次體會(huì )到了快普的務(wù)實(shí)風(fēng)格?!暗搅藭?huì )議室,坐下來(lái)就談軟件?!彼硎?,“因為我的專(zhuān)業(yè)原因,我問(wèn)了很多專(zhuān)業(yè)性很強的問(wèn)題,就是想看看這個(gè)軟件到底有沒(méi)有后勁兒,他們的回答我很滿(mǎn)意。在交流的過(guò)程中,我與快普在工作思路和想法上都很吻合?!?/p>
楊麗的專(zhuān)業(yè)決定,她很難被軟件廠(chǎng)商“忽悠”?!皳Q軟件最害怕找到一個(gè)不負責的企業(yè),太商業(yè)化、太模式化的軟件是不足以支撐一個(gè)企業(yè)的發(fā)展的?!睂τ谶x擇什么樣的合作伙伴,楊麗一直有自己的原則?!白鲕浖?,專(zhuān)業(yè)和責任心很重要??炱找患液茇撠煹钠髽I(yè),投入、專(zhuān)業(yè),也很懂IT業(yè)務(wù)?!?nbsp;
后來(lái),又經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的考察和溝通,楊麗最終認定這家軟件企業(yè)值得合作。她告訴記者,快普打動(dòng)她的原因有三個(gè):一是快普能把過(guò)去支離破碎搭建起來(lái)的系統變成了一個(gè)統一的平臺,實(shí)現管理的整合。此外,還能滿(mǎn)足網(wǎng)上下單,移動(dòng)應用等需要;二是她一直希望將ERP、電子商務(wù)與企業(yè)的信息化管理平臺整合,快普為山東三業(yè)實(shí)現了與專(zhuān)業(yè)的電子商務(wù)系統對接,讓其可以采集數據,滿(mǎn)足了她的這個(gè)愿望;三是快普能提供“二次開(kāi)發(fā)”的幫助,說(shuō)明“這家公司底層的源代碼是他們自己的,并且他們愿意付出,甚至是為用戶(hù)幾年后的需求做出架構上的改進(jìn)??炱肇撠煹膽B(tài)度和專(zhuān)業(yè)的能力打動(dòng)了我”。
最具價(jià)值的改變
在快普M6上線(xiàn)后,在山東三業(yè)感覺(jué)變化最大的部門(mén)就是財務(wù)部。山東三業(yè)財務(wù)部主管鄭果敏直言,工作量少了不少?!肮疽恢币笏袛祿季鄣截攧?wù)進(jìn)行統一歸口管理。過(guò)去,不同的系統獨自產(chǎn)生數據,導致財務(wù)出數據時(shí)總是要重復對賬,管理帳和科目賬的核對工作多,工作量也很大?,F在,一個(gè)平臺就能實(shí)現各系統的無(wú)縫連接,各系統的數據和財務(wù)數據都可實(shí)現無(wú)縫連接,不再需要對賬,節約成本的同時(shí)還提高了工作效率,數據的準確率也明顯提升,實(shí)現了全景財務(wù)數據?!?br> 鄭果敏表示,換軟件是考驗企業(yè)的過(guò)程,但更換快普M6的過(guò)程卻很順利。前期山東三業(yè)將企業(yè)的基礎信息形成編碼手冊,得以規范化錄入數據,后期不僅沒(méi)出現數據紊亂問(wèn)題,數據質(zhì)量也提高了?!肮镜墓芾砹鞒瘫粚?shí)施到位,也加速了流程落實(shí)的效率?!痹谒磥?lái),這次更換系統“投入少、產(chǎn)出高”,系統中靈活的設計和功能很多,如一些非正常流程的操作,在這個(gè)軟件中都可以實(shí)現,并不是一成不變的??梢钥闯鏊麄儗π袠I(yè)業(yè)務(wù)的了解。
在一個(gè)平臺上整合協(xié)同辦公、客戶(hù)關(guān)系、進(jìn)銷(xiāo)存財、分銷(xiāo)平臺、客戶(hù)服務(wù)、項目管理、人力資源八大系統模塊的能力,讓楊麗感覺(jué)到了管理工作的順暢。她認為,現在的管理平臺,更像一個(gè)大數據分析平臺,能更立體地為企業(yè)決策提供數據,從組織、模式、產(chǎn)品線(xiàn)角度進(jìn)行三維解析。新系統的B/S架構和過(guò)去C/S架構系統有本質(zhì)區別,在線(xiàn)管理讓終端的維護和管理成本大幅降低。
“軟件的管理思想是過(guò)程管理還是結果管理,在軟件的開(kāi)發(fā)成本上其實(shí)相去甚遠。過(guò)程管理的開(kāi)發(fā)成本更大,不懂軟件開(kāi)發(fā)、沒(méi)有軟件使用經(jīng)驗的用戶(hù),在鑒別軟件時(shí)其實(shí)很難看清??炱誐6正是這樣一個(gè)重視過(guò)程控制,和我們過(guò)去用的管理軟件有很大不同??梢钥闯?,這個(gè)軟件是基于對用戶(hù)負責的態(tài)度進(jìn)行開(kāi)發(fā)的?!睏铥惐硎?。